The Mail Company, empresa especialista en Consultoría y Soluciones de Transformación Digital y Logística Documental, está volcada en la implantación de varios proyectos de Cartería Digital en diferentes corporaciones, principalmente en Madrid y Barcelona. La Cartería Digital se ha convertido en los últimos meses en una de las soluciones más demandadas de su portfolio.

The Mail Company introdujo por primera vez en España la Cartería Digital en 2015, pero ha sido este año cuando “hemos empezado a advertir un incremento relevante del interés por esta solución”, asegura Luis del Barrio, Director de Relaciones Externas de The Mail Company, que asocia este interés con “la necesidad que las organizaciones tienen por llevar a cabo proyectos de transformación digital, así como a la influencia que ha tenido la aplicación de la Ley 39/2015 que obliga a las empresas y a la Administración a comunicarse exclusivamente a través de medios electrónicos”

La Cartería Digital es una solución de recepción y distribución electrónica de la documentación que recibe una organización que aporta ventajas como rapidez, accesibilidad y seguridad, aumentando la productividad y agilizando la toma de decisiones. Tal como explica José Manuel Castellví, CEO de The Mail Company, “teniendo en cuenta que más de un 80% de los documentos que actualmente recibe cualquier estructura no industrial son susceptibles de ser digitalizados, aumenta de forma exponencial no sólo la rapidez con que fluye la información en el seno de la organización, también la seguridad y la accesibilidad”.

Esta solución, es dual, siendo capaz de gestionar simultáneamente flujos físicos y digitales, por lo que se constituye como la palanca para emprender proyectos de Transformación Digital, tal y como han acometido ya algunos clientes de The Mail Company. En este aspecto Luis del Barrio señala que “dichas empresas fueron early adopters de nuestra Solución de Cartería Digital. Esta experiencia nos ha servido para mejorar la solución y ofrecer un servicio 100% adaptado a todos nuestros clientes”

Los proyectos de Cartería Digital son duales e integran la distribución física de documentación y paquetería recibida por una organización con un sistema de administración y distribución digital. En el ámbito digital, los documentos son escaneados, clasificados y enviados electrónicamente a sus destinatarios (ecosistema de buzones digitales tanto departamentales como nominales “securizados”), lo que agiliza las entregas y facilita el acceso inmediato de todos los miembros de la organización a la información, independientemente de su ubicación.

En este sentido, José Manuel Castellví apunta que la Cartería Digital se alinea perfectamente con las nuevas tendencias en entornos y espacios de trabajo, puesto que “permite liberar espacios para su reutilización de forma más productiva; proporciona accesibilidad permanente y remota a la información, fomentando el trabajo colaborativo, desvinculando la productividad al puesto de trabajo/localización física y facilitando la conciliación laboral; facilita las dinámicas de trabajo e interacción propias de las nuevas generaciones (Millennials); y mejora la seguridad ya que aporta plena trazabilidad en lo que al acceso a la información se refiere”.

José Manuel Castellví, CEO de The Mail Company, también apunta que “todo lo anterior sin olvidar que la Cartería Digital optimiza los costes de la gestión de los documentos en formato físico, liberando espacio en las plantas dedicado al archivo, el uso de valijas y/o correo interno para su movimiento dentro de la organización, así como reexpediciones al exterior, copias y reimpresiones. Lo que por otra parte también contribuye a la sostenibilidad y a ser respetuosos con el medio ambiente”.

La Cartería Digital de The Mail Company, obtuvo en 2018 la certificación ISO 27001: 2013, lo que garantiza la seguridad de la información protegiendo a sus usuarios, su información y sus datos.

La Cartería Digital forma parte del paquete de Soluciones de The Mail Company para la Transformación Digital de las organizaciones, que incluye también GIO-DEX, solución que integra expediciones en formato físico y electrónico y GIO-NEOS, gestión centralizada de las Notificaciones Electrónicas Obligatorias de las Administraciones Públicas, qué actualmente realiza más de 75.000 accesos mensuales (solo para un cliente) a las Sedes Electrónicas. Todas estas soluciones están integradas en la Plataforma de Gestión GIO, creada internamente por la compañía y en cuyo desarrollo ha invertido cerca de un millón de euros.