Las pymes desempeñan un papel destacado en la economía española generando más del 61% del empleo total, según la Confederación Española de la Pequeña y Mediana Empresa. Asimismo, estas organizaciones aportan cada vez más a la economía global: entre 2014 y 2020, en la Unión Europea, las pymes representaron el 99% de empresas importadoras y el 98% de empresas exportadoras. Aun así, pese a ampliar más su alcance en el mercado internacional, estas se pueden enfrentar a ciertos desafíos por contar con unos recursos muy concretos y por las propias limitaciones de las comunicaciones digitales.

En el primer mundo digital, y concretamente en las relaciones comerciales transfronterizas donde las empresas se reúnen cara a cara con sus socios comerciales ocasionalmente o nunca, la conexión humana puede esfumarse. Llegar y asegurar negocios en nuevos mercados internacionales requiere de habilidades y herramientas adecuadas para conectar y mantener a los socios informados y comprometidos, especialmente en reuniones online.

Métodos de comunicación multiplataforma

Una encuesta reciente de CultureWizard señala que el 62% de los empleados corporativos trabaja en equipos virtuales en las que hay tres o más ubicaciones diferentes. Otro estudio de SHRM revela que el 43% de los equipos virtuales usa al menos dos idiomas a la hora de hacer negocios, mientras que en el 22% de los casos se emplean al menos cinco idiomas.

Esta comunicación online puede ser de por sí algo restrictiva por la ausencia del lenguaje corporal típico para facilitar la comunicación. Por eso, cuando se trata de reuniones interculturales con múltiples bases lingüísticas, es aún más importante garantizar que la comunicación online sea clara e interesante.

“En este caso, las empresas necesitan utilizar métodos de comunicación multiplataforma, que incluyan imágenes, sonidos, videos y texto en tiempo real combinados con las conversaciones de viva voz, para ayudar a transmitir mensajes de manera más eficiente durante las reuniones online”, explica Silvia Ustárroz, partner manager y responsable de Dispositivos Ricoh Smart Meeting para Iberia de PFU (EMEA) Limited - A RICOH company. Por ejemplo, acompañar el texto con imágenes puede dar un significado adicional que trascienda las barreras del idioma y ayudar a que las reuniones sean más atractivas y accesibles para todos los participantes. En este sentido, “los dispositivos Smart Meeting permiten a los usuarios utilizar modos adicionales de comunicación, lo cual hace que esta sea más cómoda y se acerque más a la interacción que pueda darse en persona”, añade.

Evitar la desconexión digital con la colaboración interactiva

El engagement en reuniones empresariales es vital. Un informe de Markletic indica que mantener la atención de los participantes supone uno de los mayores retos a los que se enfrenta el 71,1% de los organizadores de reuniones híbridas. Cuando hay una mezcla de asistentes presenciales y virtuales, las empresas tienen que asegurarse de encontrar un equilibrio para garantizar que todos los participantes tengan la misma experiencia. Los asistentes virtuales pueden tener una sensación de falta de inclusión debido a la distancia física. Pero, del mismo modo, los asistentes presenciales pueden sentir cierta pérdida de control cuando las reuniones están dirigidas por participantes remotos.

“Ante ello, resulta primordial ofrecer material de alta calidad a través de tecnología con funciones interactivas que permitan a los participantes contribuir y participar libremente. Contar con monitores avanzados de pantallas de alta calidad de imagen y táctiles sirve, por ejemplo, para que los participantes en remoto intervengan y aporten comentarios en directo, rápidamente personalizados y fáciles de seguir en el momento; y si pueden anotar directamente sobre el contenido presentado, el feedback se vuelve más real y más duradero que si los comentarios se hiciesen solo por voz”, propone Silvia Ustárroz, de PFU (EMEA) Limited - A RICOH company.

Resultados productivos mediante la captura directa de opiniones

Las reuniones online resultan cómodas y a menudo son necesarias cuando se trabaja con equipos, socios o clientes internacionales. Sin embargo, con tantas reuniones al día, es importante que cada minuto cuente y que todas las partes saquen provecho de la reunión. Según Microsoft, las reuniones poco eficientes son el principal factor que afecta a la productividad en el trabajo. Los usuarios de Teams dedican hasta 7,5 horas a la semana a videollamadas, por lo que conviene garantizar que este tiempo invertido merezca la pena.

En estos encuentros, la captura de comentarios puede ayudar a impulsar la productividad, garantizando que la información expuesta en la reunión se retenga y aplique adecuadamente después. No obstante, a menudo puede haber diferentes interpretaciones de las medidas adoptadas durante la misma. Ahí las herramientas que permiten recoger comentarios en tiempo real aportan agilidad a la videollamada, al tiempo que crean una copia de referencia duradera y visible de las ideas expresadas verbalmente para los usuarios que, de otro modo, se evaporarían con demasiada facilidad una vez pasado el tema, o si en el momento concreto ha habido demasiadas distracciones fuera de la reunión.

Dejar que la tecnología se encargue de las relaciones interculturales

La comunicación es la base de un buen negocio y, ante la expansión a mercados internacionales y el trabajo con equipos multilingües y multiculturales, las empresas deben asegurarse de que sus prácticas están a la altura. Desde PFU (EMEA) Limited - A RICOH company insisten en que una comunicación transcultural eficaz no tiene por qué ser una tarea desalentadora: mediante dispositivos de reuniones intuitivos con capacidades de colaboración mejoradas y comunicación multiplataforma, las empresas pueden garantizar que las reuniones sean atractivas, inclusivas y productivas, independientemente de la ubicación de los usuarios.